¿Cómo pueden las Nuevas Tecnologías ayudar a mi empresa en la crisis?

05-12-2008

En estos tiempos más duros donde las empresas notan un descenso considerable en los ingresos, llega la hora de usar el sentido común y la austeridad en el gasto (que brillaron por su ausencia cuando la empresa iba bien y que probablemente volverán a olvidarse en cuanto pase el apretón económico). Estas son algunas ideas que pueden hacer ahorrar mucho dinero a una empresa. Sobre decir que para implementarlas hay que tener una estrategia bien definida y que los empleados deben estar bien informados y concienciados (otra de las cosas que no suele suceder, pues se aplica el "se hace así porque lo dice el director", sin admitir sugerencias ni preguntas previas a la decisión). Evidentemente hay excepciones honrosas (o eso espero)...

1. Olvidarse del papel

En vez de tener cementerios de árboles en las estanterías, con los problemas que ocasionan tanto en lo que se refiere a su almacenamiento como al efecto en la naturaleza, utilicemos el email y otros servicios para enviar, almacenar y gestionar la información. En un dvd de doble capa (unos 8 gigabytes reales de capacidad) caben miles y miles de documentos que ocuparían habitaciones enteras en papel. Por otro lado, el ahorro no es solo en el papel, sino en la tinta que se imprime, los sobres que se utilizan y los sellos de los mismos (o el correspondiente franqueo concertado), gastos todos ellos fácilmente sustituibles por un gratuito envío electrónico, que además es mucho más rápido y práctico, por lo que también supone una mejora en la comunicación.

2. Usar mensajería instantánea y voIP en vez del teléfono

El teléfono es otra enorme y poco productiva fuente de gasto. ¿Cómo se puede sustituir? En primer lugar la comunicación entre empleados de la empresa y de las distintas sucursales debería hacerse a través de un programa de mensajería instantánea. Ventajas sobre el teléfono:

a- Una llamada telefónica interrumpe completamente el trabajo que se esté haciendo en ese momento, mientras que un mensaje instantáneo, si bien lo percibimos, podemos responderlo al terminar de hablar con quien nos está explicando algo o cuando terminamos de enviar el email que estamos redactando.

b- La escritura tiene una gran ventaja, y es que todo queda registrado, lo que permite tener muy claro qué fue lo que se pidió sin lugar a malentendidos. Si hay un error, es fácil comprobar dónde se originó y tomar medidas para que no se repita.

c- La mensajería instantánea permite utilizar voz en aquellos casos en que se estime oportuno, por lo que, si en vez de pedir un dato para nuestro informe al compañero de Recursos Humanos, lo que necesitamos es discutir una estrategia con el Director de Comunicaciones de la sede central en otra ciudad, podemos utilizar este programa para hablar con él a precio cero y, de nuevo, si se considerara necesario, hay posibilidad de grabar las conversaciones de voz con programas gratuitos.

d- Estos mismos programas de mensajería instantánea permiten realizar llamadas a teléfonos tradicionales (en el caso de clientes, por ejemplo) a precios muchísimo más reducidos, con muchas más posibilidades que el teléfono. También se pueden enviar mensajes de texto a precio mucho más baratos.

3. Sustituir los viajes por encuentros online

Las reuniones de trabajo son, en la inmensa mayoría de las ocasiones, poco más que pretextos para que los jefazos viajen en primera clase, hotel de lujo, comida en los restaurantes caros y además del dinero malgastado, hay que sumarle su ausencia del lugar del trabajo, su cansancio al volver y su peor rendimiento mientras estaba fuera. Los viajes solo tienen una mínima justificación cuando se trata de visitar clientes, que obviamente quieren saber con quién están tratando y ver su lenguaje no verbal, etc para adquirir la confianza necesaria para firmar un acuerdo.

Cuando se trata de reuniones entre empleados de la empresa, los desplazamientos deberían eliminarse por completo en favor de los encuentros online, donde se pueden utilizar servicios gratuitos que permiten mostrar una presentación que ve todos, colaborar todos con voz en el debate, verse las caras con una webcam si se estima oportuno y que, además, puede grabarse para posterior análisis o repaso, con lo que se gana en productividad y se ahorra en gastos.

4. Cambiar el software propietario por el libre y los servicios gratuitos de Internet

Si tu empresa usa Microsoft Office, está malgastando los 300 euros de licencia anuales en cada ordenador. Una alternativa es OpenOffice, que es más potente, gratuito, puede crear pdfs con un click y es compatible con los formatos de Microsoft Office. Por otro lado, al usar formatos abiertos, estarás asegurando que tus documentos siempre serán tuyos y no dependerás de ninguna empresa para poder acceder a tu propia información (¿qué pasaría si MS un día decide que la última versión de MS Office no es compatible con los .doc? ¿Qué harás con tus documentos en .doc que ya no se pueden leer?). Calcula el gasto de 300 euros multiplicado por el número de ordenadores de la empresa... Eso daba para conservar unos cuantos puestos de trabajo ¿verdad? Lo mismo se puede hacer con muchísimos servicios y programas que son gratuitos y mucho mejores que otros de pago.

5- Liberar la Web

Si los informáticos de la empresa tienen secuestrada la Web, es hora de soltar las cadenas y despedir a esos informáticos que prefieren trabajar poco limitando mucho. A los empleados no hay que controlarlos como un policía, sino formarlos para que trabajen de forma responsable. Si no saben usar la Web, no podrán aprovechar su enorme potencial, estarán frustrados al no saber utilizarla y tardarán más tiempo en hacer su trabajo, además de haber un mal ambiente en el trabajo. Si saben cómo se hacen las cosas y aprenden a buscar soluciones en Internet, estarán más contentos al saber superar los problemas que tengan, trabajarán más rápido y efectivamente y mantendrán sus ordenadores en mucho mejor estado.

6. Formar online a los trabajadores

Los trabajadores tienen que tener a su disposición una formación continua y actualizada. Esto no significa un curso de 20 ó 40 horas al año. Eso no es formación, eso es una pérdida de tiempo y dinero. La formación ha de ser continua, con un número X de profesionales especialistas en enseñanza online asesorando y formando a los trabajadores bajo demanda de los mismos. Esto solo es posible si se hace online, pues los cursos están disponibles a cualquier hora para cualquiera que quiera realizarlo. Los profesores tendrán herramientas sincrónicas y asincrónicas para dar la formación, con lo que el empleado podrá plantear sus dudas en el momento en que le surjan. Si tu empresa está utilizando una plataforma por la que paga unos cuántos miles de euros al año está tirando el dinero: hay plataformas gratuitas, de software libre y de uso en prestigiosas universidades de todo el mundo que hacen el trabajo mucho mejor. Aquí es donde la empresa debería invertir sin dudar en un buen programa de formación y un buen equipo de coordinación, pues la formación es lo que va a permitir que los empleados puedan cambiar de una forma de hacer las cosas obsoleta e ineficaz a otra eficiente y práctica.

7. Ofrecer materiales abiertos en el sitio web

Los señores devora-euros de marketing tendrán el grifo cerrado ahora, afortunadamente. Este es el momento de poner a funcionar ese sitio web obsoleto e inútil con el que nunca supiste qué hacer. Hay que ofrecer materiales y contenidos abiertos y de libre uso, pero no contenidos para decir que nuestro director presentó un libro o dio una charla en tal sitio, sino contenidos útiles y prácticos para el usuario. Para recibir, primero hay que dar. Si tu sitio web ofrece contenidos útiles, aparecerá en muchas listas de Internet que mencionan recursos gratuitos, los centros educativos y otras instituciones podrán usarlos y eso hará que la gente visite y se familiarice con el sitio web y los servicios que ofrece tu empresa. Esta es una forma mucho más eficaz y barata de tener publicidad que tirando el dinero en folletos, cartas, vallas publicitarias y carpetas de promoción a los que nadie presta atención por lo falso e inverosímil de los mensajes publicitarios con su gente guapa, delgada, bien vestida e informal con sonrisas perfectas y sus mensajes de "tú puedes", "contamos contigo", "trabajamos para que tú ganes" y originalidades similares.

Seguro que hay muchas más formas de abaratar costes y mejorar el ambiente de trabajo si tomamos en cuenta factores como la iluminación (bombillas de bajo consumo y mejor aún, luz natural), flexibilidad en los horarios y lugares de trabajo (para muchos trabajadores, la posibilidad de hacer su trabajo desde casa, sería una enorme motivación y para la empresa, siempre que estén conectados a Internet, sería una posibilidad muy interesante y un ahorro en luz, calefacción, etc). Son algunas ideas que no deberían ser exclusivas de tiempos de crisis, sino que deberían formar parte de la cultura empresarial de este siglo.. Lamentablemente, lo que debería ser y lo que es no siempre coinciden, sobre todo en España...

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