¿Sabes usar el email correctamente?

10-1-2010

Llevamos enviaando emails toda la vida (o eso parece aunque algunos hayamos vivido los tiempos en que anotabas direcciones postales para seguir en contacto con la gente que conocías) pero, como todo lo que no tiene una enseñanza explícita o un uso intensivo que pula los defectos, la gran mayoría de la gente no lo usa correctamente y causa molestias serias a sus contactos.

Estos son una serie de puntos importantes y básicos que harán que, por lo menos, tus emails no molesten al destinatario sin haberlos leído (que no es poco). Otra cosa es que el mensaje que envíes guste más o menos, pero vamos a centrarnos en las formas:

1) Respeta la privacidad de tus contactos

Cuando mandas el mensaje a más de una persona, no pongas sus direcciones de correo en la casilla que dice "Para" (o "To" si está en inglés). Las distintas direcciones deben ponerse en la cajita que dice "CCO" (Copia de Carbón Oculta) o "BCC" (Blind Carbon Copy) si está en inglés, dejando el espacio de "Para" vacío. La razón es que hoy en día la privacidad es fundamental. Una dirección de email es como un número de teléfono. No se lo das a cualquiera (o no deberías) y por la misma razón, no es aceptable que a quien se lo hayas dado lo exponga libremente sin consultarte.

Si aún eres tan inocente como para creer los mensajes que anuncian regalos, premios o beneficios de cualquier tipo por reenviarlos a X personas, el mensaje que envías no solo llenará el buzón de correo del destinatario y delatará tu ignorancia en estos temas, sino que su dirección de correo pasa a ser pública y fácilmente entrará en una base de datos que alguien utilizará para enviarte ofertas de viagra, oportindades de buscar pareja y todo tipo de mensajes cuyo contenido seguro que es de "alto" interés...

Cuando envíes un email a varias personas poniendo sus direcciones en la casilla de CCO, todos recibirán el email, pero solo verán que el mensaje fue enviado a "undisclosed-recipients" (destinatarios no mostrados) y así, queda protegida la privacidad de tus contactos.

Esta opción no siempre se muestra de forma evidente en los servicios de email de Internet, lo que unido al desconocimiento de sus funciones, ayuda a que no se use. Aquí muestro dónde están esas opciones en Hotmail (si lo estás usando para otra cosa que no sea chatear en Windows Live Messenger, deberías pensar en cambiar) y Gmail (el número 1 con diferencia en webmail).



Nota: "CC" significa "Copia de Carbón" y lo utilizamos para enviar el mensaje a alguien a quien no no estamos dirigiendo pero a quien hacemos alusión directa o indirecta en el mensaje. Se usa en el trabajo cuando alguien te está pasando una petición, por ejemplo. Mi director puede escribirle un email a alguien diciendo "En el tema tecnológico, habla con Evaristo (le mando copia de este mensaje) para que te asesore en el proyecto". No hace falta enviarme otro email para avisarme de que me va a contactar tal persona. La privacidad no se protege con CC, tiene una función distinta.

2) Describe brevemente en "Asunto" de qué trata el email

La casilla de "Asunto" es fundamental porque cuando le llega al destinatario, antes de abrir el email, tiene que saber de qué le vas a hablar, de forma que, de un solo vistazo, tiene que saber establecer un orden de prioridades en la lectura del email. Un mensaje sin nada en esta casilla, vendrá con el título "Re:", y no me dice si es algo importante o una tontería que puede esperar. Si tienes tres emails al día, a lo mejor no se nota mucho, pero si tienes varias cuentas de correo, con bastantes mensajes en cada una y estás usando los sitios web Gmail, Hotmail, etc para leer el correo, perderás mucho tiempo, especialemente si la conexión de Internet no es la mejor del mundo.

Poner en "Asunto" algo como "invitación a comida el miércoles noche", "datos del viaje el día 20" o "Pregunta sobre X", ayuda mucho a ahorrar tiempo al destinatario y también a que cuando busque este mensaje de nuevo, sepa encontrarlo fácilmente porque tiene un título significativo.

3) Un email no es una carta: hay que ir al grano

Los emails no son las antiguas cartas que enviábamos por correo postal. Una carta no era un telegrama, por lo que había que contar cosas, lo cual era uno de los motivos por los que no se enviaban tan frecuentemente como enviamos emails. Había que tener sobres (o ir a comprarlos), sentarse, ponerse a escribir y que no hubiera tachaduras si cambiábamos de idea respecto a la forma en que queríamos decir algo y costaban dinero. Todo eso requería tener algo que decir, porque nadie esperaba recibir una carta con tres líneas.

Un email es distinto. Dada la facilidad e inmediatez del envío, la longitud del mensaje no se espera que sea larga (si falta información siempre se puede solicitar en un momento). Tres palabras son recibidas igual que 20 líneas. De hecho, salvo que el mensaje lleve por título "Saludos desde Aruba" o algo parecido (donde quede claro que me vas a hablar de un tema personal), no es generalmente aceptable enviar largos emails. Siempre hay que pensar que la otra persona está muy ocupada e ir al grano con lo que queremos pedir, preguntar o comunicar. Si queremos enviar algo más detallado (un programa sobre la actividad que queremos presentar o un informe razonado y argumentado sobre algo), lo escribimos en un documento de texto y lo adjuntamos como documento adjunto, de forma que el destinatario tenga opción a leerlo cuando tenga tiempo, con una breve presentación de los contenidos en el email.

4) La firma debe ser corta

Una muy molesta costumbre que tienen algunos profesionales y empresas es enviar algo así como diez o quince líneas bajo el mensaje diciendo que si usted no es el destinatario del mensaje debe borrarlo, bla, bla.. y luego traducido al inglés (cuando sabes que quien lo envió ni siquiera habla inglés ni tiene ningún cliente de habla inglesa...). Uno de mis proveedores de informática en el trabajo, cada vez que le pregunto el precio y disponibilidad de algún producto, quizás me responde "Hola Evaristo, este modelo no lo tenemos, pero tengo el RGJHAXYX, que cuesta un poco menos y tiene las características que puedes ver aquí (enlace al producto). Ya me cuentas qué te parece" y a continuación, 17 líneas con el mensaje en español y en inglés sobre si soy o no soy el destinatario de este mensaje y tonterías que no tienen ningún sentido a poco que las analices.

Añadir dibujos, animaciones, citas de autores, etc. a tu firma aumenta el tamaño del archivo, la lentitud del mensaje al abrirlo y si tus contactos leen el email en un gestor de correo como yo, no verán ni dibujos ni animaciones porque lo habrán deshabilitado, así que mejor abstenerse de ello, si quieres expresar tu personalidad, tu arte, tus gustos literarios, etc. crea un blog y expláyate ahí, un email tiene otra función.

Si tu dirección es para asuntos profesionales, en la firma debería figurar tu nombre, centro de trabajo, dirección y teléfono de contacto (el email no hace falta porque ya lo tengo si estoy viendo tu firma). Tu sitio web sería útil también. Información relevante para contactar contigo, todo lo demás, sobra.

5) No adjuntes el mensaje al que respondes con tu respuesta si no es necesario

Mucha gente tiene la costumbre de darle al botón de "responder" y, sin borrar el mensaje que les escribiste, suman el suyo. El mensaje que yo envié lo tengo en mi gestor de correo en la carpeta de "Enviados" y, si utilizar el sitio web de Gmail o cualquier otro servicio, lo tendría en la carpeta de "Enviados" del servidor, con lo que sé perfectamente lo que envié y el hecho de que me lo reenvíes con tu respuesta no hace más que ocupar valioso espacio en mi disco duro. Si recibes u email donde alguien te saluda o te cuenta cualquier cosa personal, asegúrate de borrar el mensaje, la otra persona ya sabe de qué estás hablando (a no ser que respondas tus emails cada tres meses, en cuyo caso, tienes otro problema más importante), por lo que ahorra tráfico de Internet y espacio en el disco duro o cuenta de email de tu vecino borrando su mensaje antes de contestarle.

Esto se aplica, como digo, para cuestiones personales. Cuando estás haciendo negocios, comprando algo o acordando algo importante, ahí sí está justificado reenviar los mensajes, de forma que queda una cadena de mensajes donde está claro qué dijo uno y qué dijo el otro y se pueden ir perfilando detalles hasta llegar a soluciones completas y finales. Yo siempre hago esto cuando estoy haciendo un pedido a un proveedor y me va contestando diciendo que este producto cuesta tanto, que el otro no lo tiene, etc.. o cuando me contactan para dar un curso en tal sitio y hay que acordar fechas, horas, viaje, etc. Os podéis imaginar lo molesto que resulta reenviar los mensajes cuando mi proveedor sigue añadiendo con cada mensaje su interminable firma con la tontería de si soy o no el destinatario...

6) No reenvíes mensajes a muchas personas

Nadie regala nada ni vas a salvar/ayudar a nadie por reenviar mensajes a X personas. Es algo que hay que tener muy claro, principalmente porque es imposible técnica y legalmente hacer un seguimiento de los mensajes que la gente reenvía. Al reenviar un mensaje de esos, no conseguirás más que hacer que tus contactos paguen las consecuencias de tu ingenuidad y tu ignorancia, lo cual no es la mejor forma de tratarlos. Personalmente, salvo que sea un mensaje de mi director, que reenvía a personas muy concretas mensajes muy concretos, borro sin leer todos los mensajes que digan en el título "FW" o "Re", tomando buena nota de quién los envió, porque normalmente, quien no sabe algo como esto, tampoco sabe cómo ocultar las direcciones y queda tu dirección expuesta para todo el mundo y lista para recibir aún más correo no deseado del que ya te llega.

Se reenvían mensajes relevantes para personas concretas, siempre ocultando los destinatarios a no ser que sean amigos que ya tienen sus direcciones (digo "amigos", no "conocidos").

7) Se pregunta antes de enviar adjuntos muy grandes

Puede que te haya parecido muy gracioso ese vídeo en que alguien se cae encima de la tarta o el otro en que el bebé baila con la música de Beyoncé, pero antes de enviar 8 MB de vídeo, pregunta al destinatario si quiere verlo, porque en muchos casos, la respuesta puede ser NO. Si su conexión a Internet es a través de un módem USB sin tarifa plana, descargar la tontería le costará dinero y si lo ve en su móvil, igual. Si lo ve en un gestor de correo, descargar el archivo tardará un tiempo y ralentizará todo. Enviar algo a todos mis contactos sencillamente porque para mí, que estoy en casa con mi ordenador, mi banda ancha y todo el tiempo del mundo, no supone ningún problema, sin pensar en que ellos pueden tener una situación distinta, es una falta de respeto y pedir a gritos que te bloqueen el email como hagas eso frecuentemente...

Estos son mis 7 mandamientos respecto a las formas a la hora de enviar emails y se resumen en dos: tener claro lo que se quiere decir y decirlo de forma clara y concisa y pensar en el destinatario del mensaje un segundo antes de enviarle lo que teníamos pensado enviarle.

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