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Cómo organizar congresos en el siglo XXI

27-06-2010

Restos del siglo pasado

Hace poco estuve en un congreso sobre cultura digital. La realidad con la que me encontré, contrario a lo que se podría esperar de la temática, es la propia de un congreso de Filosofía del Derecho de hace dos siglos. Era un congreso con grandes nombres de instituciones a nivel mundial, pero estaba organizado por y para las élites, donde el participante que envió su comunicación fue el pequeño detalle que no tuvo relevancia ninguna en la organización del congreso, a no ser como fuente de financiación para el mismo.

El congreso comenzó con una mesa con los grandes nombres de las ilustres instituciones mundiales y los organizadores. En una falta de respeto que dictaría la línea a seguir, empezaron nada menos que 35 minutos tarde el primer día, con lo cual, puesto que era en un facultad que se cierra a las nueve de la noche, los últimos participantes que tenían tan solo 10 minutos para sus comunicaciones (y sin ningún turno de preguntas ni debate alguno) sufrieron un recorte y se les dio cinco minutos para presentar o hacerlo "en algún hueco" al día siguiente, soluciones que para muchos sencillamente no eran válidas.

El congreso no organizó ni una sola actividad para conocer la ciudad (que vienen bien para conocer gente y establecer contactos), la socialización fue entre organización y nombres ilustres invitados (retrasando las actividades del congreso llegando tarde los dos días). Un congreso de cultura digital donde ni siquiera había wi-fi gratuita y disponible para los participantes. Para colmo, el ordenador donde me tocó "disparar" mi presentación en esos 10 minutos tenía virus, que te llevabas a casa en el pendrive junto con el certificado de participación con el título de la comunicación escrito a mano (sic). Menos mal que yo no uso Windows y lo pude detectar y eliminar sin problemas, pero me imagino que no sería el caso con la mayoría de los participantes. Envié un email a la organización con el hecho indicando que sería bueno que avisaran a los que presentaron en ese aula para que evitar mayores daños (no lo hicieron). Y si eliminas el debate, la interacción y la socialización de un congreso, lo único valioso que quedaba, el cd con las comunicaciones, venía en blanco, sin grabar.... Todo un poema.

Los congresos del siglo XXI

Con experiencias como la anterior, uno podría cuestionarse para qué sirve viajar a un lugar, tener gastos de transporte, alojamiento y comidas y perder un tiempo valioso para hacer otras cosas cuando la razón del viaje era interaccionar, conocer nuevos proyectos e ideas y esto es lo que menos ha encontrado en el congreso. Afortunadamente, parece que aún hay esperanza: un congreso que tendrá lugar próximamente en Barcelona donde me han aceptado una comunicación. Por de pronto, aquí venía uno de los pioneros del aprendizaje abierto, Alec Couros, de la University of Regina, en Canadá. Meses antes del congreso en sí (estrictamente, son los días 8 y 9 de julio), empezaron a llegar "newsletters" y distintas iniciativas y, en este momento, con todo el margen de error que implica hablar antes de haber probado el pastel en sí, pienso que las cosas se están haciendo como corresponde a estos tiempos. Algunos detalles que me hacen pensar así:

1. Congresos internacionales = lengua inglesa
Para empezar, es un congreso internacional. Ya sé que todos los congresos ahora son "internacionales". Es fácil, traes a alguien de Portugal o a alguien de Sudamérica que esté de visita y voilá!, ya tienes un congreso internacional. Este es realmente internacional, con gente de 20 países y, como es lógico, y más en un congreso relacionado con el mundo digital, la lengua de comunicación es el inglés.

2. Objetivo: interacción
Desde el principio, todos los formatos de presentación del congreso (incluidas las conferencias de los invitados), están centradas en que haya participación, interacción y debate. Para ello, desde meses antes del congreso, se han creado espacios de interacción online a través de varios canales para empezar a conocer a la gente que asistirá, con varias newsletters informando y consultando al participante sobre distintos aspectos del congreso de cara a una mejor organización del mismo.

3. Fundamental: INTERNET
Desde el principio se ha anunciado que habrá wi-fi en el congreso y se anima a los participantes a traer sus dispositivos para interaccionar online además de cara a cara. Si estoy escuchando una ponencia, quizás tenga una observación que compartir sin que quiera interrumpir. Quizás quiera comentar algo al respecto con alguien sin molestar. O quizás, sencillamente, lo que está diciendo un ponente concreto no me interesa y quiero mirar mi email, sin ir más lejos. Lo que no es aceptable hoy en día es dejar desconectados a los participantes en un congreso.

Conclusión

Al igual que la educación está pasando de modelos desfasados donde la única función del estudiante era tomar apuntes para repetirlos con la mayor fidelidad posible en el examen a modelos donde el estudiante es el que tiene el protagonismo y toma las riendas de su aprendizaje, los congresos no pueden ser foros donde los invitados por la organización "iluminan" a la audiencia con su sabiduría. La gente no acude a un congreso, con todo el gasto y tiempo que conlleva, para escuchar charlas magistrales, para eso uno lee un libro o ve la conferencia en Internet. La razón de los congresos es interactuar, socializar, intercambiar puntos de vista., proyectos e ideas. El centro del congreso ha de ser el participante. Lo contrario huele a fecha de caducidad de otros tiempos y si el tema del congreso es la tecnología y lo digital, no digamos...

Actualización (11-07-2010)

Llegué ayer a Salamanca del congreso PLE Conference 2010 en Cornellà, Barcelona, que era el que mencionaba en este artículo como ejemplo de congreso que parecía estar muy bien organizado. Me gustaría apuntar algunos detalles del excelente trabajo que Ricardo Torres y su equipo han hecho para coordinar este evento.

1) La lengua del congreso era el inglés, lo que permitió un alcance realmente internacional, con proyectos muy interesantes realizados en muy distintos países. En cuanto la lengua inglesa es la lengua oficial del congreso, éste tiene un alcance muchísimo mayor que si fuera en cualquier otra. Por otra parte, el congreso tuvo intepretación simultánea de las conferencias invitadas (dos), tanto del inglés al español, como al revés. También hubo un par de sesiones que tuvieron lugar en español (sin interpretación al inglés), lo que excluyó a una parte de los participantes, que solo podían escoger las sesiones restantes en lengua inglesa como opciones. La cuestión de las lenguas que escoges siempre es delicada, pues además de la comunicación, las lenguas tienen un factor afectivo importante que no se puede ignorar. Creo que el equilibrio en este caso fue muy bueno.

2) Las instalaciones del Citilab de Cornellà son, sencillamente espectaculares. Aire acondicionado en todo el edificio; una conexión a Internet gratuita, potente y con una cobertura perfecta en todo el edificio; un equipamiento tecnológico sencillamente impresionante, con cámaras emitiendo en streaming todo lo que iba pasando en las cuatro salas del congreso, de forma que se podía seguir el congreso también online, participando a través de Twitter y otros canales dispuestos para ello.

3) La indicaciones sobre hoteles donde hospedarse, la información sobre Barcelona y el cómo llegar planteaba opciones variadas, claras y siempre expresando la disposición para atender las dudas que los participantes pudieran tener.

4) La socialización fue un elemento que se potenció desde mucho antes de que el congreso hubiera comenzado, de forma que nada más llegar, ya tenías algo que hablar con otra gente o, al menos, ya sabías quiénes eran y de dónde venían, lo que hacía más fácil empezar una conversación. Durante el congreso, las comidas de mediodía estaban incluidas en el precio de la inscripción (200 euros), lo que hacía que, en esa hora y cuarto, la gente siguiera en el mismo edificio, interactuando, en vez de ir cada uno a buscar dónde comer entre los distintos bares o restaurantes de Cornellà. Los días 7 y 8 también se incluyeron tapas y vinos al terminar el día. Asimismo, había dos descansos de café (uno a media mañana y otro a media tarde) con café, zumo de naranja y botellines de agua que, de nuevo, eran excelentes oportunidades de media hora para interactuar con la gente. Un detalle que me pareció importante es que no había sillas donde sentarse, ni a la hora del café, ni a la hora de las comidas. Esto hacía que hubiera muchísima mayor movilidad que si uno estuviera sentado en una silla. La comida tampoco necesitaba cortar nada con cuchillo (para lo cual habría que apoyarse en la mesa y sería incómodo sin estar sentado), sino que todo podía comerse con tenedor con una mano mientras sujetabas el plato con la otra, posando la bebida en una de las tres grandes mesas circulares en el exterior donde estábamos todos. Muy bien pensado...

Son muchos detalles, algunos pequeños y otros mucho más importantes, que, en lo que a mí respecta, son todo un ejemplo de una excelente organización que pone en el centro al participante y la interacción con los demás, que es de lo que se trata. Un evento que pone el listón muy alto y que, al menos en mi caso, hará que mire con mucho más detenimiento y actitud crítica la información de un congreso antes de apuntarme a él.

4 comentarios:

  1. Hola! Vivo situaciones similares en las que se habla de tec sin nada de tec. Ridículo. (acá escribí sobre un foro sobre tec sin tec http://escuelawip.blogspot.com/2010/06/tomatazos-los-teloneros-de-jenkins-en.html)
    Me gustó lo que dijiste sobre objetivos de los congresos: interactuar, conocer, gente, ideas, lugares! Las cosas que se repiten mucho tiempo (siglos de congresos de charlas magistrales) parecen perder sentido y quedarse solo en las formas.
    gracias por la reflexion
    hasta pronto
    Luz

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  2. Hola Luz:

    Gracias por tu comentario. Efectivamente, hay demasiada gente que habla de lo que suena muy bien y muy "a la última", pero sin creerlo, conocerlo o practicarlo.

    Menos mal que ahora tenemos Internet para suplir esa mala gestión y poder interactuar y conectar ;-)

    Saludos,

    Evaristo

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  3. ¡hola Evaristo
    (sorry but I will respond in English as to make sense! :-) )
    Thanks for the great reflection. I think you pin pointed some very pertinent conference aspects here.
    Indeed, conferences need to be centred around the individual and organisers need to find way to break that ice and bring people genuinely together through conversation and not only in a single place (and maybe that is where one's PLE and PLN comes visibly alive...through these opportunities to make an active contribution.
    How many times have I been to conferences where I only spoke to the people I already knew, and never trusted myself to go and talk to any on the "big names" because they were so "famous" and therefore overwhelmingly unreachable .....
    I think that is something we need to focus on and change: conferences should be spaces for congregation of people interested in the same topics and practices - and as Ismael said it is even good we not always agree!It should not be just an opportunity to "offer" a couple of our "brilliant" ideas to an impersonal audience nor a way of ticking research project boxes by accomplishing my 'dissemination workpackage". I think above all, we were looking for something more...to materialise all the ideas and believes we often advocate in our papers and presentations (eg: active/social learning, learner at the centre, collaboraton, etc)

    In a couple of years we might look back and even laugh at all of this... but right now I feel we are off to a new conference style where what matters most is how you engage and construct new ideas as oppose to presenting static 'knowledge'.

    As far as language goes... I am still longing for the day that International conferences can also be done in other languages rather than just English. The language all influences the way we think and who are connections are. It was visible through Jordi and Ismael's unkeynotes how much we miss for not engaging with researchers who work with other languages but English.
    On that note I might need to start working on my Spanish!
    Thanks for capturing a bit of the two PLE_BCN days. It was also fantastic to finally meet you! :-)

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  4. Hi Cristina,

    Thanks for your comment and for that great job you guys did putting together that event.

    I totally agree that a new type of conference organization, centered around the participant and connections between people has to take over from the old times of just listening to the "shining stars" that enlightened the silent and passive audience with their wisdom.

    The language used certainly matters a lot, but as long as English is the most widely-spoken language and as long as most literature and experiences on the topic of Education and digital technologies take place in English-speaking countries, it sounds only natural to make this the language of the conference.

    It was great to meet you too. Hope we stay in touch! :-)

    All the best,
    Evaristo

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